Slik, flag og et ’tak, fordi du valgte os’. Onboarding af nye medarbejdere virker

Vi må gøre noget.

Sådan tænkte Jeanette Jakobsen Underbjerg, afdelingsbioanalytiker i Klinisk Biokemisk Afdeling på Nykøbing Falster Sygehus i 2021.

50 procent af de nyansatte i afdelingen sagde op igen inden for et halvt år. Hvad var grunden? Og hvad kunne afdelingen gøre for at holde på medarbejderne?

“Vi fandt flere årsager. Ofte var der usikkerhed om, hvem der havde ansvaret for de nye. Oplæringen var heller ikke individuelt tilpasset. Nyansatte med erfaring blev sat i introforløb med nye uden erfaring, og det var demotiverende. Nyansatte skal mødes på deres faglige niveau,” forklarer Jeanette Jakobsen Underbjerg.

Og så skal de nye hurtigt føle sig som en del af afdelingen.

“Vi er en afdeling med meget dygtige bioanalytikere. Vores fokus har været på fagligheden, mens vi nok har glemt, hvor vigtigt det relationelle er for en ny kollega,” siger Jeanette Jakobsen Underbjerg.

Ledelsen bakkede op, og Jeanette gik i gang med litteratur om onboarding. Projektet “Onboarding på KBA, NFS – Motivation og arbejdsglæde” tog form. Siden det blev indført i foråret 2022, har ikke en af seks nyansatte forladt afdelingen igen.

Bioanalytiker Ditte Hansen, laborant Dorthe Stougaard Steen og bioanalytiker Tanja Oftelund Olsen er tre af de nye. De trives i afdelingen, og det er først og fremmest på grund af et trygt og støttende kollegialt miljø, fortæller de.

“Første dag man kommer, står der et flag, der er slik i garderobeskabet og et skilt, hvor der står: ’Tak, fordi du valgte os’. Og det var jo mig, der var lykkelig for, at de havde valgt mig,” fortæller Ditte Hansen.

Leder følger personligt op på jobsamtale

Onboardingen starter ved ansættelsessamtalen, hvor afdelingsbioanalytikeren viser ansøgeren rundt i laboratoriet og byder på kaffe. Ditte Hansen husker, at det gav hende en god fornemmelse for stedet.

“Jeg var glad for at blive vist rundt og fx se tavlen med billeder af de andre ansatte og af de team, der var.”

Efter telefonisk besked om, at ansøgeren får jobbet, sender Jeanette Jakobsen Underbjerg en mail til den nyansatte om, at hun er meget velkommen til at kigge forbi, inden hun starter på jobbet.

Et tilbud, som Tanja Oftelund Olsen benyttede sig af. “Der var et oplæg om blodbanken, inden jeg var startet, som jeg kom og hørte. Det virkede helt naturligt,” fortæller hun.

De skal vide, at de er velkomne og ventet

Inden første arbejdsdag modtager den nye medarbejder en mail fra lederen med en plan for de første fire uger. I mailen er der bl.a. navne, billeder af og telefonnumre til de personer, hun vil møde de første par dage.

“De skal vide, at vi glæder os til, at de kommer,” siger Jeanette Jakobsen Underbjerg.

Dorthe Stougaard Steen blev ansat i juni 2022.

“Planen fungerer virkelig. Man når det, man skal nå, og man ved hele tiden, hvad man skal.”

Ditte Hansen supplerer: “Ja, der er styr på alt. Da jeg kom her, var det, som om jeg allerede var en del af afdelingen.”

Onboardingen har da også førsteprioritet. Ved travlhed eller sygdom er det planlagt, hvem der dækker ind.

“Uanset hvad, holder vi planen. Der er altid en plan B, og det er alle enige i,” siger Jeanette Jakobsen Underbjerg.

Blød start

Nyansattes feedback har betydet, at første dag drejer sig om de praktiske ting: Hvor er toilettet? Frokoststuen og omklædningen? Åbning af pc, udlevering af nøgler, uniformer mv.

“De nye foreslog, at der ikke skulle være så meget fagligt i starten. Det gør dem nervøse, for de kan alligevel ikke huske det. Alene det at finde rundt på afdelingen tager sin tid,” forklarer Jeanette Jakobsen Underbjerg.

Den første dag møder de nye også deres personlige mentor, som på forhånd har fået et foto af dem.

“Det er dejligt at have en fast person, der altid vil hjælpe, og som det er legalt at forstyrre,” konstaterer Ditte Hansen.

“Ja,” tilføjer Dorthe Stougaard Steen: ”Min mentor skulle have ferie, og så sagde hun: ‘Du får lige mit privatnummer, og du ringer bare.’ Det var godt nok stort.”

Oplæring er individuel

Oplæringen tilpasses den enkelte og varetages af afdelingens specialister og andre kolleger.

“Bioanalytikere og laboranter er inddelt i grønne, gule og røde. Grøn er en erfaren medarbejder, som føler sig godt tilpas ved at lære fra sig. Røde og gule underviser som udgangspunkt ikke nyansatte. Det er vigtigt, at de nyansatte bliver mødt med grundig sidemandsoplæring, hvor der er plads til spørgsmål,” fortæller Jeanette Jakobsen Underbjerg.

Oplæringen er nøje planlagt. “Før skulle man hente oplysninger mange forskellige steder. Nu er det hele samlet i en drejebog, som jeg har udarbejdet sammen med specialister og mentorer. Alt er i protokol, når de nye starter,” forklarer Jeanette Jakobsen Underbjerg.

Punkter i protokollen er også ugentlige faglige tilbagemeldinger, løbende dialog mellem nyansat og leder og planlagte obligatoriske kurser og aktiviteter.

Tryghed og godt kollegaskab

En samtale efter fire uger blev indført efter ønske fra Dorthe Stougaard Steen.

Dorthe forklarer: “Jeg ville gerne vide, hvad de syntes om mig. Passer jeg ind her, og opfylder jeg forventningerne? Når man som jeg ikke er uddannet bioanalytiker, kan man jo godt være lidt nervøs for, om man fagligt kan klare det.”

Tanja Oftelund Olsen er også glad for fireugerssamtalen. “Det er 12-13 år siden, jeg har taget blodprøver. Så det var dejligt efter et stykke tid at få at vide, at man gør det godt,” siger hun.

Frokostmøder hver 14. dag er et andet tiltag. Ordet er frit, og her kan de nyansatte vende både faglige og personlige ting med kollegerne. Endelig er der fire planlagte sociale arrangementer hvert år, som udgives i en pjece til alle de ansatte i afdelingen. Men god onboarding kan også bare være den kollega, som inviterer de andre hjem til gløgg og æbleskiver, fordi det er rart at være sammen.